Steering Commitee dan Organizing Commitee The 2nd ICC IRS Tahun 2023 mengadakan rapat untuk mempersiapkan Pelaksanaan The 2nd ICC IRS Tahun 2023 yang rencananya diadakan Pada Bulan Juli dengan Tuan Rumah (hosted) Institut Agama Kristen Negeri Kupang. Rapat ini dilaksanakan Pada hari Selasa, 7 Maret 2023 secara online melalui zoom pada pukul 14.00 WIB / 15.00 WITA.
Peserta rapat Steering Commitee yang hadir adalah Binsar Jonathan Pakpahan, Ph.D (Sekretaris Implementing Unit sebagai Ketua Dalam Pelaksanaan ICC IRS Tahun 2023) dan Marla M. Djami, M.Si (Wakil Rektor I IAKN Kupang).
Sedangkan Organizing Commitee yang hadir adalah Martin Ch. Liufeto, M.Pd (Sekretaris Panitia Lokal), Ireni Pellokila, M.PAK (Koord. Bidang Acara – Keynote speaker), Leryani M. M. Manuain, M.Si (Koord. Bidang Acara – Paralel Session), Merling Messakh, M.Pd (Koord. Bidang Humas, Publikasi dan Dokumentasi), Ferdinant Alexander, M.Pd.K (Koord. Tim Perumus dan Tim Reviewer), dan Dr. Ezra Tari, M.Th (Koord. Bidang Publikasi dan Artikel).
Dalam pertemuan ini, ada beberapa hal yang dibahas diantaranya:
1. Penyelesaian Term of Reference (TOR)
“Apabila TOR dalam Bahasa Indonesia sudah selesai, mohon persiapkan juga TOR dalam Bahasa Inggris. TOR dalam Bahasa Inggris akan kita kirimkan kepada Pembicara yang berasal dari Luar Negeri. ” Ujar Binsar Jonathan Pakpahan, Ph.D selaku Ketua Steering Commitee.
“TOR sudah selesai, namun masih dalam Bahasa Indonesia. Kami butuh waktu beberapa hari untuk menyelesaikan konsepnya dalam Bahasa Inggris.” Ujar Wakil Rektor I IAKN Kupang menanggapi Ketua SC.
2. Publikasi untuk Call for Paper
“Salah satu hambatan belum adanya Publikasi untuk Call for Paper adalah Anggaran.” Ungkap Martin Liufeto sebagai Sekretaris OC.
Menanggapi ini, Ketua SC mengatakan bahwa “Kemarin di rapat bersama tim impelemnting unit mengatakan bahwa panitia harus membuat rekening sendiri sehingga pengajuan dapat segera dilakukan supaya budget bisa ditrasnfer secara blok. Apakah Tim OC sudah menyampaikan proposalnya?”
Wakil Rektor I menambahkan bahwa “Kita sudah sampaikan proposalnya. Rekening juga sudah diminta dan rekening panitia sudah dikirim.”
Ketua SC pun merespon dengan mengatakan bahwa jika rekening sudah diajukan maka ia akan segera menyampaikan ke pusat agar dana bisa segera dicairkan supaya panitia dapat mulai bekerja.
3. Trasnportasi Pembicara Lokal
Berkaitan dengan transport pembicara lokal yang belum ada dalam Rencana Anggaran Biaya (RAB), kesepakatan yang ditempuh adalah “Kita akan usulkan agar transportasi 7 PTKKN menggunakan biaya perjalanan dinas masing – masing lembaga, supaya dana yang ada bisa dialokasikan ke transportasi pembicara lokal.” Ungkap Wakil Rektor I.
4. Waktu dan Tempat Pelaksanaan The 2nd ICC IRS Tahun 2023
Rencananya pelaksanaan The 2nd ICC IRS Tahun 2023 dilaksanakan di Hotel Aston, Kota Kupang – Nusa Tenggara Timur selama 4 hari.
“Mohon panitia lokal cek kesiapan teknis ruangan. Workshop butuh 6 ruangan yang membutuhkan LCD dan 2 ruangan untuk lokakarya serta Panel diskusi. Jika ada layout hotelnya tolong kirimkan ke saya.” Pinta Ketua SC.
Rencananya Sekretaris OC, Martin Liufeto akan mengecek layout dan kesiapan teknis ruangan Hotel Aston. “Saya sudah mengubungi Hotel Aston untuk memblok Lantai 3 karena akan kita gunakan untuk kegiatan The 2nd ICC IRS Tahun 2023. ”
5. Pembicara
“Kita masih kekurangan pembicara bidang Seni dan Psikologi. Namun, saya bersama Tim akan tentukan kembali pembicaranya dan infokan ke bapak.” Ungkap Wakil Rektor I.
6. Jaringan Internet
Ketua SC mengusulkan agar Tim Lokal mempersiapkan dengan baik jaringan internet yang dibutuhkan untuk The 2nd ICC IRS Tahun 2023. Ia mengatakan “Untuk memastikan sinyal kita baik, pastikan komunikasi dengan Telkomsel agar mereka mengkhususkan Mega Byte/Seconds untuk kegiatan kita.”
Rapat diakhiri dengan kesepakatan antara SC dan OC untuk menyelesaikan tugas yang belum terselesaikan. “Terimakasih Bapak ibu kita akan selesaikan hal – hal yang harus kita kerjakan dan ke depan kita akan kembali rapat.” ungkap WR I menutup rapat.